Comunicación Organizacional
2010 | Mayo 20 Por coach de negocios E-Myth

No podemos sobre enfatizar la importancia de una comunicación efectiva para los gerentes y dueños de negocios. La comunicación clara y efectiva de la gerencia aumenta la eficiencia, satisface a los clientes y mejora la calidad de toda la organización.

¿Qué quiere decir comunicación efectiva?

Vamos a definir lo que entendemos por comunicación "efectiva", tanto desde la perspectiva del empleado como de la gerencia.  Nuestro interés reside en cómo la información, las ideas y la atención fluyen de la gerencia a los empleados y también en cómo se transmiten las preocupaciones de los empleados a la gerencia. Recuerde que la comunicación debe ser de doble vía para ser realmente efectiva.  

 

Como dueños y gerentes debemos comunicar la visión de la empresa y los objetivos a cada empleado, junto con nuestras expectativas para su posición en particular y su papel en alcanzar nuestra visión. En el modelo de Administración (gestión) de E-Myth, lo hacemos a través del objetivo estratégico, la estrategia organizacional y los contratos posición. Para los acuerdos importantes, ponerlo por escrito es a menudo la diferencia entre la comunicación efectiva y la comunicación que pierde el punto importante entre la persona que entrega el mensaje y el receptor. No tenga miedo de la palabra escrita. El sistema de administración de E-Myth, junto con una delegación y regulación efectiva, se basa en intercambios por escrito para asegurarse de que ambas partes comprendan lo que se está comunicando.

La comunicación efectiva se logra más fácilmente en una organización que tiene una estructura clara y formas sistematizadas para comunicarse. Nuevamente, permítame enfatizar, no tenga miedo de implementar sistemas por escrito cuando proporcionan el método más eficaz de asegurar que tanto el emisor como el receptor entienden el mismo mensaje o acuerdo. Nada pone mejor en sintonía al equipo, o a un gerente y empleado, como un documento por escrito.

 
Comunicación constante entre un empleado y su gerente es fundamental para establecer una cultura abierta y de confianza. Tanto las reuniones de empresa, reuniones por departamento, y reuniones uno a uno de desarrollo para empleados sirven a este fin. Mientras que la "supervisión a distancia" tiene su lugar y ventajas, realmente no hay mejor manera de garantizar una comunicación eficaz que la programación de reuniones periódicas entre los gerentes y empleados. Esta reunión regular es un compromiso por parte de la gerencia para atender cualquier cuestión que surja y le da al empleado la oportunidad de hacer preguntas, expresar sus inquietudes o solicitar asesoramiento y apoyo.  


La comunicación en la que se puede confiar con regularidad junto con un compromiso con la transparencia es el tipo de comunicación que genera confianza entre el jefe y el empleado.  La comunicación transparente es abierta, honesta y objetiva, y permite el acuerdo. Ser un buen gerente requiere equilibrar los intereses y requerimientos individuales del empleado con las necesidades globales de la empresa, y algunas veces significa tomar decisiones difíciles. Transparencia cuando el mar está revuelto es aún más importante que cuando las aguas están claras y tranquilas.


La comunicación efectiva tiene dos fases, la fase de transmisión y la fase de retroalimentación. La transmisión es el envío de un mensaje, ya sea verbalmente o por escrito, por teléfono, en persona, e-mail o carta, y la segunda es la fase de retroalimentación o el reconocimiento de que el mensaje original se recibió y se entiende, o una reformulación del mensaje original para asegurarse de que era correcta la interpretación y si no solicitar más información. Conseguir esta confirmación es una parte importante de la comunicación ya que no podemos considerarla efectiva a menos que sepamos que el mensaje ha sido recibido y comprendido.


Te entiendo.


Las percepciones individuales juegan un papel importante en la comprensión de nuestras comunicaciones. El lenguaje corporal juega un papel importante para conseguir que nuestro mensaje se capte. Nuestro lenguaje corporal puede o no ser congruente con nuestro mensaje verbal; algo que debemos tomar en cuenta durante nuestros intercambios cara a cara.


Cuando se nos pide definir la comunicación, la mayoría de nosotros la define como hablar, escribir o lenguaje corporal. Pero escuchar es igualmente importante, especialmente cuando se enfrentan problemas difíciles. Reconocer la importancia de escuchar y hacerlo parte de su cultura mejora la comunicación considerablemente. Todo el mundo puede aprender el arte de escuchar activamente. La clave para escuchar de forma efectiva es la atención relajada. Escuche con todo el cuerpo, mantenga el contacto visual y de señales verbales y no verbales de que está presente. Haga su mejor esfuerzo para no interrumpir.


Si la mitad de la ecuación para la comunicación es escuchar activamente, la otra mitad es expresar lo que piensa, siente o desea de una manera verdadera y no a la defensiva. Sea claro sobre lo que quiere y lo que está dispuesto a dar. Use frases utilizando "Yo..."

La comunicación es dinero


Las encuestas realizadas a empleados demuestran consistentemente que la comunicación ineficaz da como resultado una baja moral en los empleados que a su vez incrementa la rotación y el ausentismo, clientes insatisfechos por el mal servicio al cliente, mayor porcentaje de quejas por defectos del producto, la falta de atención a los objetivos del negocio y cero innovación.


Los empleados darán ese esfuerzo adicional para crear un entorno de alto rendimiento cuando se les mantiene informados de manera abierta y honesta en todos los aspectos de su trabajo y del negocio y cuando se sienten escuchados de forma empática.


Una cultura que pone énfasis en la comunicación efectiva inculca su valor en cada uno de los empleados y proporciona herramientas y capacitación para elevar las capacidades de todos. Fomentar la comunicación bidireccional da a los empleados una oportunidad adecuada para hacer preguntas, discutir y expresar sus propias ideas. Los circuitos de retroalimentación, el intercambio de mejores prácticas y tener un canal abierto de ideas, innovaciones y sugerencias para la mejora garantiza que los empleados y los gerentes trabajen juntos para lograr el éxito. La comunicación efectiva es como tener dinero en el banco y le ayuda a hacer crecer su negocio como el interés compuesto.