Cinco errores comunes al sistematizar su empresa
22 de abril | 2010 Por coach de negocios E-Myth

Para poder crear una empresa E-Mythizada, usted debe crear una empresa sistematizada. Esto es absolutamente crítico para el futuro crecimiento y éxito de su empresa.

¿Por qué? Bueno, los sistemas son indispensables para:

  • Crear el activo que generará el mayor retorno de la inversión si es que decide vender su negocio algún día.
  • Crear el orden y la estructura en la elaboración de su producto o servicio.
  • Producir resultados consistentes, confiables, cada vez, todas las veces, exactamente como lo prometió.

Incluso antes de que intencionalmente se disponga a "sistematizar" su empresa, usted probablemente se dará cuenta de que en su empresa ya existen sistemas en marcha y funcionando.Pienselo así: todo lo que se hace en su empresa se lleva a cabo siguiendo un sistema de algún tipo. Puede que no sean sistemas eficaces, puede que no sean consistentes, puede que no estén escritos, pero un buen número de sistemas ya están ahí. Se podría decir que la mayoría de las empresas funcionan con sistemas que existen por su diseño o por defecto.

Así que digamos que usted ha decidido que es hora de racionalizar y optimizar sus funciones de negocio y sus prácticas. Usted ha decidido sistematizar su empresa por completo. Usted sabe que la satisfacción del cliente va a mejorar, se elevará la moral de los empleados, y los resultados finales aumentarán.

Si usted es como la mayoría de las personas que han leído The E-Myth Revisited (El Mito del Emprendedor) seguramente quedo inspirado para comenzar a utilizar sistemas de inmediato. Impulsado por su entusiasmo, usted pensó que podía cambiar las cosas rápidamente estableciendo unos cuantos sistemas. El proceso de sistematización se puede abordar de varias maneras, no todas ellas exitosas. La realidad de crear una operación "llave en mano" es más difícil de lo que parece. Sabemos que lo es. Y por eso llevamos más de 30 años dando coaching a personas que lo quieren hacer.

Hay una serie de errores comunes que se comenten cuando se decide crear una operación "llave en mano". Estos son cinco de los errores que surgen con más frecuencia entre nuestros clientes:

  1. Carecer de un Plan Estratégico
    Tiene que saber lo que está construyendo, por qué, y hacia dónde va con él. Esto debería implicar el escribir la visión que usted tiene de su negocio y lo que quiere lograr, en digamos, cinco años a partir de ahora. El tener esa foto y una fecha objetivo le permitirá planear de forma más efectiva. Esto, a su vez, le permite dar prioridad al desarrollo, documentación e implementación de sistemas de acuerdo al nivel de impacto que tengan en el negocio y en la experiencia del cliente. Sin un plan detallado y estratégico sus esfuerzos de sistematización serán esporádicos, irregulares y, muy posiblemente, incompletos.
  2. Buscando sistemas "Unitalla"
    A todos les gustaría poder comprar un conjunto de sistemas que simplemente se instalaran en sus empresas, que apretara un botón de encendido, y listo, ¡que todo funcionara sin problema! Pero no funciona de esta manera. No puede tomar algo así nada más y hacerlo que se ajuste a su empresa sin antes adaptarlo a las particularidades de su empresa, su visión y sus necesidades. Debe asegurarse de estar claro sobre los resultados que usted desea obtener y diseñar los sistemas para producir esos resultados.
  3. No Documentar sus sistemas
    He tenido dueños de negocios que me dicen que su empresa realmente se encuentra sistematizada, sólo que los sistemas están en su cabeza. ¡Eso no cuenta! Solo cuando un sistema es documentado se puede repetir correctamente. Usted puede tener un sistema que se ha desarrollado naturalmente con el tiempo, y que funcione bastante bien porque las personas que lo hacen, lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Pero si ese proceso no está escrito, ¿cómo puede entrenar a otros para crear los mismos resultados? ¿Cómo se asegura de que todos lo hagan de la misma manera? La documentación de los procesos es absolutamente esencial. Como dice Michael Gerber: "Si no lo escribe, no es suyo."
  4. La falta de implementación
    Peter Drucker dijo: "Los planes son solamente buenas intenciones a menos que inmediatamente se deterioren en trabajo duro." La implementación o ejecución de los sistemas es absolutamente esencial para tener una verdadera empresa sistematizada. La documentación por sí sola no es suficiente. Sin embargo, es lo que hoy en día las empresas tienden a detener. Y no sólo las pequeñas y medianas empresas empresas luchan con esta función. Un estudio reciente publicado en The Harvard Business Review muestra que la mayoría de las grandes empresas suelen llevar a cabo sólo el 63% del valor potencial de sus estrategias debido a las deficiencias en la planificación y ejecución.
  5. Dejando fuera la cuantificación
    Al documentar sus sistemas, debe tener claramente definidos y cuantificables los resultados que espera de modo que usted sepa cómo evaluar sus esfuerzos. Es la única forma de determinar realmente si sus sistemas son eficaces. La evaluación de sistemas es un paso esencial (pero a menudo olvidado) para comprender mejor su negocio. Al hacer una revisión a conciencia de sus sistemas y sus resultados esperados, puede determinar dónde puede ocurrir la innovación (o, posiblemente, la eliminación).Se dice que si no se mide, no se puede manejar, y si no se cuantifica, no se puede arreglar.

Llevarlo a cabo con un equipo

La sistematización de su empresa es una parte esencial y estratégica para convertir su negocio en un activo. El construir un negocio que usted pueda vender para obtener el mayor retorno de su inversión no es algo que tiene que hacer solo. Mientras usted en última instancia, esté a cargo de la visión y la dirección de la empresa, la labor de desarrollar, documentar e implementar sistemas es en última instancia, un esfuerzo de equipo. El delegar y orquestar el trabajo de forma efectiva, es clave para una sistematización exitosa.