No pierdas tiempo en las juntas
12 de noviembre | 2010 Por Coach de Negocios E-Myth

Las juntas son indispensables cuando no quieres hacer nada.
* John Kenneth Galbraith, economista.

¿Cuándo fue la última vez que miraste tu calendario y te diste cuenta que cada minuto de tu día de trabajo lo ibas a pasar en juntas? Probablemente no hace tanto tiempo.

Y cuando viste el calendario, ¿Cuál fue tu reacción? ¿Emoción? ¿Anticipación?

Lo más probable es que pensaste: "¿Cómo voy a lograr terminar algo si estoy en juntas todo el día?"

 

 

 

De acuerdo con una encuesta de Microsoft realizada a 38,000 personas en 200 países, en promedio, la gente pasa 5.6 horas por semana en juntas y el 69 por ciento de los encuestados sienten que las reuniones no son productivas. Eso es un montón de tiempo perdido, ¿no?

Aquí está la cosa: con la correcta intención y estructura, las juntas pueden ser muy productivas. ¡En realidad, se puede! Las juntas son una parte integral de cómo se puede tener una comunicación efectiva dentro de tu negocio, y de cómo se puede garantizar la cooperación y el enfoque de los empleados hacia los objetivos de tu negocio.  
En este artículo, señalamos algunos puntos básicos sobre cómo llevar a cabo juntas de personal inspiradoras y productivas en todos los niveles de tu organización.

 

Tipos de juntas

¿Qué tipo de juntas debes tener en tu negocio? ¿Con qué frecuencia se deben llevar a cabo? ¿Quién debería participar en las juntas con el personal? Las respuestas a estas preguntas dependen de la naturaleza del negocio, tu cultura de empresa, y tu estructura organizacional. Algunas reuniones básicas de personal que pueden ocurrir en tu organización, incluyen:

  • Juntas de desarrollo de empleados Estas reuniones se producen entre un gerente y sus subordinados directos. Estas juntas pueden ayudar a los gerentes a abordar los problemas de los empleados, tales como el desempeño inadecuado o actitudes negativas. También pueden ayudar a facilitar el crecimiento y el éxito de los empleados.

  • Juntas de departamento Estas reuniones tienen lugar entre todos los miembros de un departamento determinado. Ayudan a mantener un ambiente de equipo coherente y a mantener a todos en el camino correcto y en línea para seguir adelante.

  • Juntas de empresa Estas incluyen a todos los miembros de una organización. Ayudan al propietario de la empresa a asegurarse de que todos en la organización obtengan información esencial en el mismo foro. Son similares a las juntas de departamento, pero a mayor escala.

  • Juntas de planeación estratégica Estas reuniones pueden ocurrir dentro o entre departamentos, se pueden involucrar los directores y/o empleados, y generalmente están orientadas a trabajar en objetivos y estrategias específicos de desarrollo de negocios.

  • Juntas de revisión y análisis financiero estas reuniones podrían involucrar a un dueño, consejero delegado y director financiero (y, posiblemente, un contador externo) que revise cuidadosamente los informes financieros clave para orientar e informar tus decisiones de gestión en el negocio.

 

La estructura detrás de una junta productiva


El mismo estudio de Microsoft que mencionamos anteriormente determinó que las trampas de productividad más comunes en el lugar de trabajo son los objetivos poco claros, falta de comunicación del equipo y las reuniones ineficaces. Independientemente de qué tipo de reuniones de personal decidas incorporar en tu negocio, si sigues un conjunto básico de directrices y normas, puedes convertirlas en actividades muy eficaces y productivas.

  • Hay que tener un propósito claro. Todos en la junta deben saber qué resultado se debe producir de la reunión, y el porqué su participación es necesaria. Siempre que sea posible, el propósito de la reunión debería estar vinculado con el objetivo general de la empresa, ya que puede ayudar a mantener a todos conectados a esa visión y a cómo encajan en ella.

  • Sigue una agenda definida. Esto incluye (como mínimo) la hora y duración de la reunión, los temas o ideas específicas que deben abordarse, y cualquier otro recurso o documentos necesarios para llevar a la reunión. Asegúrate de que esta información sea compartida con todos los asistentes con suficiente antelación para asegurar que todos estén preparados y puedan ir directo a la cuestión que quieren atender.

  • Oriéntate a la acción. Si sales de una junta sin tener definidos los siguientes pasos, no lo estás haciendo bien. Asegúrate de que tus juntas incluyan un plan de seguimiento que defina de forma muy clara la manera en que cada uno de ustedes y/o el proyecto seguirán adelante, junto con las fechas de vencimiento para cada paso del plan. Tener una junta por el simple hecho de tenerla podría ser aceptable al reunirte con un viejo compañero de la universidad o con un grupo de amigos para un evento deportivo, pero las reuniones de personal en tu empresa deben ayudar a impulsar el negocio.

 

También ayuda el tener un facilitador para cada junta, alguien que asuma la responsabilidad de mantener la reunión enfocada y en curso. También es necesario tener a un tomador de notas que pueda captar los puntos clave de la reunión y pueda darle seguimiento a temas que queden pendientes. También podrías grabar la reunión para que otros puedan escucharla, según sea necesario después del evento.


Mientras que un facilitador es a menudo necesario, las reuniones de personal deben ser esencialmente un esfuerzo de colaboración y deben invocar la participación de todos los involucrados. Las mejores juntas en todos los niveles de una organización deben ser energizantes y motivadoras, así como informativas.


Al realizarse correctamente, las reuniones de personal apoyaran el progreso hacia tus metas y serán una parte importante de la cultura de tu empresa. Nuestros clientes que dirigen su atención e intención en la creación de juntas de personal efectivas, experimentan aumentos en los niveles de comunicación, productividad, responsabilidad y cooperación.

Realmente pueden servir como un catalizador para mover tu negocio hacia adelante, todo está en cómo las manejas.